Arbeiten 4.0 – Neue Herausforderung im Personalmanagement für Zahnarztpraxen

Immer schneller verändern sich Gesellschaft und Technik – und damit einhergehend auch die Personalarbeit. Eine Reihe von aktuellen Entwicklungen, wie etwa die Zunahme der Teilzeitarbeit, der Trend zu größeren Praxisstrukturen und längeren Öffnungszeiten sowie die steigende Komplexität der Personalverwaltung und -abrechnung, stellen Personalverantwortliche und Praxisinhaber vor neue planerische Aufgaben. Hinzu kommt, dass qualifiziertes Fachpersonal auf dem Arbeitsmarkt derzeit – und wohl auch zukünftig – Mangelware ist. Das Personal einer Praxis ist daher ein entscheidender Erfolgsfaktor und eine wertvolle Ressource, mit der entsprechend effizient umgegangen werden sollte. Das Personalmanagement kann zukünftig aber nicht mehr ausschließlich „Chefsache“ sein, da diesem im Tagesgeschäft das fachliche Know-how sowie notwendige Zeit fehlen.

Wo aber liegen Lösungsansätze, die ohne Informationsverlust, zeitnah und doch mit geringem Verwaltungsaufwand eine effektive Personalverwaltung möglich machen? Schließlich haben Zahnarztpraxen keine HR-Abteilung mit Personalprofis zur Verfügung, stehen aber den gleichen Aufgaben gegenüber. Die Benennung von Personalplanern und die Einführung geeigneter moderner Softwaresysteme bieten die Möglichkeit, die Bearbeitung der Planungs- und Verwaltungsaufgaben im Personalbereich innerhalb eines vom Inhaber vorgegebenen Rahmens an einen oder mehrere Mitarbeiter zu delegieren. Die mit einer solchen Software und der Delegation der Aufgaben erzielbaren Einsparungen sind nicht zu unterschätzen und dürften die damit verbundenen Ausgaben um ein Vielfaches übersteigen. Zusätzlich entlasten sie die Inhaber und ermöglichen somit ein Mehr an Behandlungszeit und Patientenorientierung.

Eine übersichtliche Planung ermöglicht so etwa den effizienteren Einsatz des Personalstamms auch an verschiedenen Standorten sowie in größeren Praxen und verhindert damit den Aufbau von kostenintensiven Überstunden und das Ansammeln von zu vergütenden Urlaubsansprüchen. Daraus ergibt sich die Anforderung von hoher Planungsflexibilität an das Programmtool: Einsatzpläne müssen kurzfristig und mit wenig Aufwand änderbar sein, alle betroffenen Mitarbeiter müssen automatisch verständigt werden. Nicht zuletzt darf die Software nicht als Einzelplatzlösung nur einem Bearbeiter zur Verfügung stehen, sondern muss orts- und zeitunabhängig verfügbar sein, um den Praxisinhabern jederzeit vollen Einblick und Transparenz (z.B. über Arbeitszeiten und Abwesenheiten) zu gewähren. Nur so ist eine Delegation der Aufgaben bei gleichzeitiger Wahrung der Kontrolle möglich.

Der Markt bietet eine große Anzahl an Softwarelösungen, die jedoch in der Regel keine branchenspezifischen Lösungen für Zahnarztpraxen anbieten. Unter dem Namen „pepito“ hat die FIBU-doc Praxismanagement GmbH daher eine moderne, elektronische Personalakte und Einsatzplanung speziell für Zahnärzte an den Markt gebracht.

Sollten Sie Interesse an pepito haben, stehe wir Ihnen jederzeit gerne für eine kostenlose Vorführung zur Verfügung (06126 – 50191 14 / c.brendel@fibu-doc.de). Teilnehmer unseres Seminars „Personalmanagement in der Zahnarztpraxis” (am 2.-3. Dezember in Dresden) können sich außerdem direkt vor Ort über pepito informieren.

Mertens, Barbara

Barbara Mertens

Referentin, Anwendungsberaterin
FIBU-doc Praxismanagement GmbH